ISOMANAGER

NEN 4400-1:2010 Checklist

2012-02-19T01:58:00.000-08:00

NEN 4400 moet het inlenen van arbeid en uitbesteden, (onder)aannemen van werk gemakkelijker en fraudebestendiger maken. NEN 4400 geeft eisen waaraan het uitzendbureau of de (onder)aannemer moet voldoen. De uitzendbranche heeft samen met bedrijfsleven die veel gebruik maken van uitzendkrachten het eisenpakket opgesteld. NEN 4400 stelt strenge eisen aan personeels- en loonadministratie. Ook geeft NEN 4400 criteria om te beoordelen of een organisatie aan alle gestelde eisen voldoet.

Op www.isomanager.nl is een checklist te verkrijgen die u een helder zicht geeft op de eisen waaraan u moet voldoen. Wanneer u de audit, uitgevoerd door een inspectie-instelling, met goed gevolg doorloopt kunt u zich laten inschrijven bij SNA. Het keurmerk van de Stichting Normering Arbeid (SNA) is het keurmerk voor alle uitzendondernemingen en (onder)aannemers van werk. Het keurmerk is gebaseerd op NEN 4400-1 en NEN 4400-2, Dé Norm van de Stichting Normering Arbeid.

Ondernemingen met het SNA-keurmerk zijn beoordeeld op hun verplichtingen uit arbeid, te weten:

De identificatie van de onderneming;
De aangifte en afdracht van verschuldigde loonheffingen en omzetbelasting;
Loonbetaling niet in strijd met de Wet minimumloon en minimumvakantiebijslag;
Het uitvoeren van identiteitscontrole en controle op het gerechtigd zijn tot het verrichten van arbeid in Nederland;
Het voorkomen van risico's op aansprakelijkstelling en boetes voortvloeiend uit in- en doorlenen of uitbesteden van werk.

ISO 17020:2004: nu ook beschikbaar als compleet pakket op www.isomanager.nl

2012-02-13T04:31:00.000-08:00

De ISO/IEC 17020 is van toepassing op inspectiebedrijven. U kunt dan denken aan het inspecteren van producten, machines maar ook processen en diensten. Ook deze norm is grotendeels gebaseerd op de ISO 9001. Uiteraard ligt hier het zwaartepunt op de inspectiewerkzaamheden

Accreditatie
De Raad voor Accreditatie (www.rva.nl) verzorgt de accreditatie. Het trajct is vergelijkbaar met dat van de ISO 9001. Eerst vindt er een documentenonderzoek plaats, gevolgd door de initiële audit. De leadauditor beoordeelt de algemene aspecten van het kwaliteitssysteem en de vakspecialist de te accrediteren verrichtingen. Vraag bij de RvA eerst een offerte aan. Het verkrijgen en behouden van een ISO 17020 erkenning is redelijk kostbaar.

Compleet pakket beschikbaar bij www.isomanager.nl

Bij www.isomanager.nl treft u vrijwel alle documenten aan die u nodig heeft voor het opzetten van een kwaliteitssysteem gebaseerd op ISO 17025:2005 norm. De documenten zijn in korte tijd aan te passen aan uw eigen organisatie. Inclusief handleiding en handige helpteksten in de voorbeelden.

Hierdoor kunt u een vliegende start maken bij de invoering van uw ISO 17020 kwaliteitssysteem.

Combineer het managementreview (directiebeoordeling) met uw jaarplan

2011-12-04T07:07:00.000-08:00

Een managementreview volgens de ISO normen is een terugblik met als doel om de effectiviteit van het kwaliteitsmanagementsysteem te beoordelen. Daar waar nodig worden er voor de toekomst verbeteracties geformuleerd. Onderwerpen die behandelt worden zijn onder meer: resultaten klanttevredenheidsonderzoeken, klachtenanalyse, resultaten interne audits, leveranciersbeoordelingen, personeelsbeleid etc.

Vaak wordt er binnen dezelfde periode een jaarplan geschreven. De onderwerpen die hier worden behandelt zijn meestal: verkoopdoelstellingen voor het komende jaar, budgetten, nieuwe markten . producten, personeelsbeleid etc.

Het zijn twee documenten met vrijwel hetzelfde doel: richting en houvast geven voor het komende jaar. Wij adviseren om deze twee documenten te bundelen tot één plan. Het geeft het managementreview meer status en maakt het jaarplan compleet.

Het verschil tussen een procesbeschrijving en een werkinstructie

2011-10-23T01:38:00.000-07:00

Een procesbeschrijving geeft aan WIE WAT WANNEER doet. Vooral het wanneer is een belangrijk aspect. Het bepaalt vaak het succes van een proces. In een proces wordt het volgende geregeld:
1. Het borgen van de risicovolle stappen (vaak door middel van controles).
2. Het zekerstellen dat de kritische succes factor tot uiting komt. Het liefst natuurlijk als een prestatie-indicator (meetbaar gemaakt).

Verder geef je in grote stappen aan hoe het proces verloopt.

In werkinstructies geef je alleen het hoe aan. Let op dat er geen dubbelingen zijn tussen de werkinstructies en de procesbeschrijvingen. Binnen de werkinstructies geef je dus niet aan wie, wat wanneer doet. U verwijst vanuit de procesbeschrijving naar de werkinstructie.

Werken Certificerende Instanties met vaste prijzen of toch niet?

2011-09-28T04:18:00.000-07:00

Wij krijgen vaak de vraag wat de kosten zijn van de certificeerder (meestal voor ISO 9001 of ISO 14001). In principe zijn hier vaste prijzen voor. Er wordt gewerkt met staffels. Afhankelijk van de omvang van de organisatie en de complexiteit van het werk, aantal locaties etc. komt er een prijs uit. Deze zal dus bij alle certificerende instanties vrijwel hetzelfde moeten zijn. Dit blijkt in de praktijk ook redelijk zo te gaan.

Toch kunnen de uiteindelijke facturen die u van de certificeerder krijgt aanzienlijk verschillen. Dit komt omdat een aantal certificerende instellingen alleen de werkelijk gewerkte uren doorbelast. Zeker bij kleinere organisaties is de certificeerder vaak al veel eerder klaar dan begroot. Dat kan wel tot 25% schelen! Het loont dan ook de moeite om met de certificeerder af te spreken dat alleen de werkelijk gewerkte uren worden doorbelast. Lees hier meer over ISO 9001 certificering.

Een kwaliteitssysteem is soms net een zolder

2011-08-25T00:38:00.000-07:00

We zijn onze zolder aan het opruimen. We komen spullen tegen waarvan ik niet eens meer wist dat we ze hadden. En een hoop troep. Spullen die een aantal jaren geleden nog nuttig waren maar inmiddels waardeloos geworden zijn. Het grootste nadeel van deze spullen is dat ze in de weg liggen. Ze zorgen ervoor dat ik mijn andere spullen niet meer makkelijk kan vinden. Ik heb geen overzicht meer.

Laat dit nu exact de situatie zijn van veel kwaliteitssystemen. In de loop van de jaren groeien ze uit tot grootse proporties. Helaas zijn veel documenten en richtlijnen inmiddels niet meer actueel of nodig. Of staan oude en actuele versies door elkaar. Tijd om op te ruimen!
Bekijk van elk document of het wel echt nodig is. Zo niet, weggooien. Van de documenten die u over houdt gaat u eerst na of ze wel actueel zijn en daarna of ze wel de juiste zaken regelen. Dat laatste is ook een aanrader. Vaak zijn alleen die zaken beschreven die toch wel plaatsvinden. Bij een offerte procedure staat er bijvoorbeeld vaak in dat de offerte moet worden opgesteld en verstuurd. Met een beetje geluk ook nog door wie. Het zijn activiteiten die toch wel plaatsvinden, met of zonder procedure. Belangrijkere zaken als doorlooptijden, gebruik van vaste formats, wie welke controles uitvoert etc. staan er vaak niet in. Controleer of juist dit soort belangrijke zaken er in staan!

Het invoeren van processen; wacht niet te lang

2011-08-16T04:59:00.000-07:00

Wacht niet met het invoeren van uw processen tot dat zij perfect zijn beschreven. Dat moment komt namelijk nooit. Het is beter de processen in te voeren zodra zij redelijk goed zijn beschreven. Vraag daarna de medewerkers die ermee moeten werken om de processen te beoordelen. Met hun op- en aanmerkingen kunnen de processen daar waar nodig worden aangepast. De medewerkers zien dan meteen dat het geen star systeem is. Dit komt het draagvlak ten goede.
Een handleiding over het beschrijven van processen maakt onderdeel uit van het complete ISO 9001 certificeringspakket wat op de site www.isomanager.nl is te verkrijgen.

Interne auditing: Vaker is minder en geeft meer resultaat.

2011-08-10T06:33:00.000-07:00

Veel organisaties voeren één tot twee maal per jaar interne audits uit. Vaak net voordat de certificeerder langskomt. Waarom? Omdat het moet en dat is jammer.
Het kost namelijk net zoveel tijd om het goed te doen. Interne audits voert u uit om te controleren of de afspraken zoals deze zijn gemaakt in het verleden zijn nagekomen. Het is een verificatie. Het doel daarvan is om te controleren of de afspraken worden nagekomen en werkbaar zijn én om daar waar nodig tot verbetering te komen. Een ander doel is om aan te geven dat de afspraken er niet voor niets zijn. Ze zijn belangrijk genoeg om het naleven ervan te controleren. Alleen hierdoor al zal men zich beter aan de afspraken houden. Om dit te bereiken kunt u het beste veel korte audits inplannen. Bij organisaties vanaf ongeveer 20 personen het liefst iedere twee weken een audit.
U audit dan maar een klein stukje van een proces. Daar komt dan ook niet zoveel uit. En dat is geweldig want wat er wel uit komt kan snel worden doorgevoerd!
Het is makkelijker om tien kleine stapjes te maken dan twee grote!